Запровадження електронного документообігу в IT-компаніях

Сьогодні IT-компанії все частіше зіштовхуються з труднощами, які виникають в процесі запровадження електронного документообігу (надалі – ЕДО). Ці складнощі пов’язані з тим, що незважаючи на активну тенденцію переходу від паперового документообігу до електронного, певними нормативно-правовими актами встановлена вимога щодо зберігання та переведення в паперовий формат окремих видів документів. Пропонуємо детальніше розібратись із питанням запровадження ЕДО в IT-компаніях.

Основними нормативно-правовими актами, що регулюють дане питання виступають:

• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон про електронний документообіг)
• Закону України «Про електронні довірчі послуги»
• Закон України «Про електронну комерцію»

Що першочергово потрібно зробити для запровадження ЕДО?

• Необхідно розробити та затвердити положення (інструкцію) про ЕДО в компанії.

Вищезгадане положення – це документ, в якому буде міститись інформація про умови ведення ЕДО: порядок створення документів, прийняття і перевірка отриманих документів через системи ЕДО, збереження, знищення та введення змін у відповідних електронних документах.

• Потрібно сформувати та підписати Наказ про введення ЕДО в компанії.

Даний наказ має містити інформацію: про дату, починаючи з якої компанія перейшла на систему ЕДО, про працівників, які є відповідальними та які займаються веденням ЕДО в компанії. Також у наказі можна зазначити інформацію щодо окремих відділів у компанії та їх керівників, з проханням-дорученням щодо забезпечення та підготовки переходу відділу на систему ЕДО.

• Оберіть систему документообігу, яка буде зручною та буде підходити під формат саме вашої компанії.
• Проведіть навчання працівників по роботі з ЕДО

Необхідно повідомити контрагентів про те, що компанія перейшла на ЕДО та налагодити роботу з ними (можна внести зміни в договір між вами та контрагентом щодо запровадження системи ЕДО або ж підписати додаткову угоду до договору).

Які документи необхідно зберігати в паперовому форматі навіть після того, як ви перейшли на ЕДО?

Відповідно до наказу Міністерства Юстиції України № № 1886/5 від 11.11.2014 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання», а саме пп.4, п.2, розділу 2 «Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній».

Тобто документи, які підпадають під категорію таких, що зобов’язані зберігатись більше ніж 10 років, маємо формувати в електронному та паперовому форматах. Відповідно до наказу Міністерства Юстиції України № 578/5 від 12.04.2012, такими документами можуть бути:

• договори, довіреності на право управління майном та документи (акти, рішення, листи тощо) про передачу майна у довірче управління;
• документи (повідомлення, заявки, протоколи, договори, висновки, звіти) про проведення конкурсів на право отримання грантів;
• документи (договори, угоди, плани, звіти, довідки) про співробітництво з міжнародними організаціями і спілками;
• документи (анотації, пропозиції, розрахунки) до грантів, інвестиційних проектів

та ще ряд інших документів.

На що варто звернути увагу при укладенні договорів з контрагентами?

Якщо ваша компанія вже перейшла на ЕДО при укладенні майбутніх договорів з контрагентами, необхідно звертати увагу на наявність в договорі положення, в якому буде зазначено порядок обміну документами, особливо в частині обміну первинними документами. Зокрема, необхідно перед підписанням договору узгодити з контрагентом обмін вищезгаданими документами саме в електронному форматі.

У випадку, якщо ваша компанія вже має укладені договори і нещодавно запровадила ЕДО, радимо розробити типову шаблонну додаткову угоду до договорів з контрагентами щодо обміну первинними документами, актами прийому-передачі наданих послуг, рахунками в електронному форматі.

Що робити, якщо ваш контрагент – іноземна компанія?

У випадку, якщо ваша компанія перейшла на ЕДО, але більшість контрагентів – суб’єкти з іноземним елементом, можна застосувати положення Закону України «Про міжнародне приватне право». Зокрема, ч.1 ст. 5 цього Закону встановлює, що у випадках, передбачених законом, учасники (учасник) правовідносин можуть самостійно здійснювати вибір права, що підлягає застосуванню до змісту правових відносин. Тобто сторони можуть вибрати «українське право», а отже можуть застосовувати норми українського законодавства в тому числі щодо обміну документами за допомогою ЕДО.

У випадку, якщо сторони оберуть законодавство іншої країни, виникає питання: чи будуть мати юридичну силу документи, що будуть підписані з використанням електронних підписів, що були сформовані на іноземних платформах, для прикладу – на платформах DocuSign чи Pandadoc?

Питання непросте, з одного боку, маємо Закон України «Про електронні довірчі послуги», який вказує, що електронний підпис (далі – КЕП) не у формі кваліфікованого електронного підпису (тобто не за українськими стандартами) не може визнаватися недійсним лише на підставі невідповідності КЕП. Тобто використання таких платформ як DocuSign, Pandadoc визнається законним, якщо таке використання влаштовує сторони угоди та ґрунтується на принципі Pacta sunt servanda, що означає: кожен чинний договір є обов`язковим для його учасників, і вони мусять його добросовісно виконувати.

З іншого боку, існують і певні невідповідності, оскільки іноземні компанії, що надають послуги з оформлення електронних підписів є не акредитованими в Україні і навпаки – наші компанії не акредитовані за кордоном. Наразі Мінцифра працює над вирішенням цього питання, тому очікуємо найближчим часом на зміни, які дозволять розставити крапки над і.

Smartsolutions стежить за законодавчими нововведеннями у цьому питанні та проінформує вас у випадку суттєвих змін.