Електронні трудові книжки. Впровадження електронних трудових книжок. В електронній трудовій книжці буде відображатись вся інформація про стаж.
Поки питання прийняття нового Трудового кодексу ніяк не перейде у завершальну фазу, законодавець не забуває вносити до Кодексу законів про працю України зміни, по яким чинний кодекс більш відповідає сучасним реаліям.
Предметом змін, які будуть розглядатися в даній статті є впровадження так званих електронних трудових книжок.
Даний термін є умовним, оскільки електронні трудові книжки це просто цифровий аналог паперових трудових книжок. В електронній трудовій книжці буде відображатись вся інформація про стаж, яка наявна в паперовій книжці.
На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.
Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Порядок ведення трудових книжок, як і раніше, визначається Кабінетом Міністрів України.
Отже, відомості про трудову діяльність будуть вноситись, як застрахованою особою (працівником), так і роботодавцем через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді сканованих (оцифрованих) копій передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо) з обов’язковим накладанням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованого електронного підпису.
В електронній трудовій книжці буде відображатись вся наявна інформація про стаж, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення. Інформація про заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Різниця полягає в тому, що після «оцифрування» даних, оригінал паперової трудової передається на зберігання працівнику як офіційний документ і надалі буде зберігатися у нього.
І звертаємо увагу, що тепер трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу, але саме на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, а не в за власною ініціативою, як було раніше.
Попри «необов’язковість» паперової трудової книжки радимо не викидати її після отримання, а зберігати і вимагати від керівництва внесення до неї всіх необхідних даних, як альтернативне джерело інформації про ваш трудовий стаж.
Якщо говорити про виготовлення цифрових копій (сканування) документів, то рекомендуємо ретельно перевірити документи перед скануванням на предмет можливих помилок в оформленні чи просто описок.
- скановані копії виготовляються з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;
- скан-копія повинна бути кольорова;
- сканувати необхідно усі заповнені сторінки трудової книжки в хронологічному порядку (незаповнені сторінки трудової книжки (вкладиша) сканувати не потрібно;
- скан-копія має бути чітка та читабельна;
- відскановані документи необхідно зберігати у форматах JPG або PDF;
- розмір кожного файла не має перевищувати 1 МБ;
- назви файлів мають відповідати виду відсканованого документа.
Команда Smartsolutions завжди готова надати консультацію та професійну правову допомогу як з приводу оформлення необхідних документів.
