Поки питання прийняття нового Трудового кодексу ніяк не перейде у завершальну фазу, законодавець не забуває вносити до Кодексу законів про працю України зміни, по яким чинний кодекс більш відповідає сучасним реаліям.
Предметом змін, які будуть розглядатися в даній статті є впровадження так званих електронних трудових книжок.
Даний термін є умовним, оскільки електронні трудові книжки це просто цифровий аналог паперових трудових книжок. В електронній трудовій книжці буде відображатись вся інформація про стаж, яка наявна в паперовій книжці.
Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021р. за № 1217 статтю 48 Кодексу законів про працю України викладено в новій редакції. Цей закон набув чинності 10.06.2021р.
Але це не означає, що заміна звичних нам паперових трудових книжок на електронні відбудеться найближчим часом або що паперові трудові книжки будуть викинуті за непотрібністю.
Як виглядає нова редакція вказаної статті на сьогодні?
Статтею 48 КЗпП України передбачено, що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Державний реєстр) у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.
Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Порядок ведення трудових книжок, як і раніше, визначається Кабінетом Міністрів України.
Отже, відомості про трудову діяльність будуть вноситись, як застрахованою особою (працівником), так і роботодавцем через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді сканованих (оцифрованих) копій передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо) з обов’язковим накладанням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованого електронного підпису.
В електронній трудовій книжці буде відображатись вся наявна інформація про стаж, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення. Інформація про заохочення та нагороди за успіхи в роботі, як і відомості про стягнення за порушення трудової дисципліни до неї не записується і це логічно, оскільки ця інформація ніяким чином не впливає на розмір пенсії.
Пенсійний фонд України протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом буде включати до Державного реєстру відсутні в ньому відомості (не внесені раніше з будь яких причин) про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою.
Попри досить тривалий п’ятирічний строк ми б не радили затягувати з передачею інформації до Пенсійного фонду України.
Одним з головних аргументів на користь запровадження електронних трудових книжок було їх використання для призначення пенсії. Тепер електронна трудова книжка надасть можливість Пенсійному фонду України призначати особі пенсію автоматично, без необхідності звернення такої особи.
Частиною 2 статті 44 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» передбачено, що призначення пенсії за віком здійснюється автоматично (без звернення особи) у разі набуття застрахованою особою права на призначення пенсії за віком при досягненні пенсійного віку на підставі відомостей, наявних у системі персоніфікованого обліку, якщо до досягнення пенсійного віку, особа не повідомила про бажання одержувати пенсію з більш пізнього віку.
Підвищення пенсії в такому разі може бути 0,5% або 0,75% (в залежності від того, наскільки буде відстрочено вихід на пенсію) за кожний повний місяць роботи після досягнення пенсійного віку.
І з приводу паперових трудових книжок.
Запровадження електронних трудових книжок не означає, що паперові трудові книжки будуть не потрібні чи не будуть вестися.
Різниця полягає в тому, що після «оцифрування» даних, оригінал паперової трудової передається на зберігання працівнику як офіційний документ і надалі буде зберігатися у нього. Якщо працівник виявить бажання продовжити її ведення, то роботодавець на його вимогу буде зобов’язаний паралельно з електронним обліком трудової діяльності також записати до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.
І звертаємо увагу, що тепер трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу, але саме на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, а не в за власною ініціативою, як було раніше.
Попри «необов’язковість» паперової трудової книжки, ми радили б її не викидати після отримання, а зберігати і вимагати від керівництва внесення до неї всіх необхідних даних, як альтернативне джерело інформації про ваш трудовий стаж, а у випадку, якщо ви плануєте влаштовуватися на роботу вперше, вимагайте оформлення трудової книжки відповідно до законодавства.
Якщо говорити про виготовлення цифрових копій (сканування) документів, то рекомендуємо ретельно перевірити документи перед скануванням на предмет можливих помилок в оформленні чи просто описок.
Вимоги до сканованих документів:
- скановані копії виготовляються з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;
- скан-копія повинна бути кольорова;
- сканувати необхідно усі заповнені сторінки трудової книжки в хронологічному порядку (незаповнені сторінки трудової книжки (вкладиша) сканувати не потрібно;
- скан-копія має бути чітка та читабельна;
- відскановані документи необхідно зберігати у форматах JPG або PDF;
- розмір кожного файла не має перевищувати 1 МБ;
- назви файлів мають відповідати виду відсканованого документа.
Команда Smartsolutions завжди готова надати консультацію та професійну правову допомогу як з приводу оформлення необхідних документів, так і при вирішенні спорів з Пенсійним фондом України.
