Сегодня IT-компании все чаще сталкиваются с трудностями, которые возникают в процессе внедрения электронного документооборота (далее – ЭДО). Эти сложности связаны с тем, что несмотря на активную тенденцию перехода от бумажного документооборота к электронному, определенными нормативно-правовыми актами установлено требование по хранению и переводу в бумажный формат отдельных видов документов. Предлагаем подробнее разобраться с вопросом внедрения ЭДО в IT-компаниях.
Основными нормативно-правовыми актами, регулирующими данный вопрос выступают:
- Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее – Закон об электронном документообороте)
- Закон Украины «Об электронных доверительных услугах»
- Закон Украины «Об электронной коммерции»
Что в первую очередь нужно сделать для внедрения ЭДО?
- Необходимо разработать и утвердить положение (инструкцию) об ЭДО в компании. .
Вышеупомянутое положение – это документ, в котором будет содержаться информация об условиях ведения ЭДО: порядок создания документов, принятие и проверка полученных документов через системы ЭДО, сохранение, уничтожение и введение изменений в соответствующих э-документах.
- Нужно сформировать и подписать Приказ о введении ЭДО в компании.
Данный приказ должен содержать информацию: о дате, начиная с которой компания перешла на систему ЭДО, о работниках, которые являются ответственными и которые занимаются ведением ЭДО в компании. Также в приказе можно указать информацию по отдельным отделам в компании и их руководителей, с просьбой-поручением по обеспечению и подготовке перехода отдела на систему ЭДО.
- Выберите систему документооборота, которая будет удобной и будет подходить под формат именно вашей компании.
- Проведите обучение работников по работе с ЭДО
Необходимо сообщить контрагентам о том, что компания перешла на ЭДО и наладить работу с ними (можно внести изменения в договор между вами и контрагентом о введении системы ЭДО или подписать дополнительное соглашение к договору).
Какие документы необходимо хранить в бумажном формате даже после того, как вы перешли на ЭДО?
В соответствии с приказом Министерства Юстиции Украины № № 1886/5 от 11.11.2014 «Об утверждении Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение», а именно пп.4, п.2, раздела 2 «Учреждения обязаны создавать документы постоянного и длительного (более 10 лет) хранения в двух формах: бумажной, электронной».
То есть документы, которые подпадают под категорию таких, которые обязаны храниться более 10 лет, должны формировать в электронном и бумажном форматах. В соответствии с приказом Министерства юстиции Украины № 578/5 від 12.04.2012, такими документами могут быть:
- договоры, доверенности на право управления имуществом и документы (акты, решения, письма и т.д.) о передаче имущества в доверительное управление;
- документы (сообщения, заявки, протоколы, договоры, заключения, отчеты) о проведении конкурсов на право получения грантов;
- документы (договоры, соглашения, планы, отчеты, справки) о сотрудничестве с международными организациями и союзами;
- документы (аннотации, предложения, расчеты) к грантам, инвестиционным проектам
и еще ряд других документов.
На что стоит обратить внимание при заключении договоров с контрагентами?
Если ваша компания уже перешла на ЭДО при заключении будущих договоров с контрагентами, необходимо обращать внимание на наличие в договоре положения, в котором будет указан порядок обмена документами, особенно в части обмена первичными документами. В частности, необходимо перед подписанием договора согласовать с контрагентом обмен вышеупомянутыми документами именно в электронном формате.
В случае, если ваша компания уже имеет заключенные договоры и недавно ввела ЭДО, советуем разработать типовое шаблонное дополнительное соглашение к договорам с контрагентами по обмену первичными документами, актами приема-передачи оказанных услуг, счетами в электронном формате.
Что делать, если ваш контрагент – иностранная компания ?
В случае, если ваша компания перешла на ЭДО, но большинство контрагентов – субъекты с иностранным элементом, можно применить положения Закона Украины «О международном частном праве». В частности, ч.1 ст. 5 этого Закона устанавливает, что в случаях, предусмотренных законом, участники (участник) правоотношений могут самостоятельно осуществлять выбор права, подлежащего применению к содержанию правовых отношений. То есть стороны могут выбрать «украинское право», а следовательно могут применять нормы украинского законодательства в том числе по обмену документами с помощью ЭДО.
В случае, если стороны выберут законодательство другой страны, возникает вопрос: будут ли иметь юридическую силу документы, которые будут подписаны с использованием электронных подписей, которые были сформированы на иностранных платформах, например – на платформах DocuSign или Pandadoc?
Вопрос непростой, с одной стороны, имеем Закон Украины «Об электронных доверительных услугах», который указывает, что электронная подпись (далее – КЭП) не в форме квалифицированной электронной подписи (то есть не по украинским стандартам) не может признаваться недействительной только на основании несоответствия КЭП. То есть использование таких платформ как DocuSign, Pandadoc признается законным, если такое использование устраивает стороны сделки и основывается на принципе Pacta sunt servanda, что означает: каждый действующий договор является обязательным для его участников, и они должны его добросовестно выполнять.
С другой стороны, существуют и определенные несоответствия, поскольку иностранные компании, предоставляющие услуги по оформлению электронных подписей не аккредитованы в Украине и наоборот – наши компании не аккредитованы за рубежом. Сейчас Минцифра работает над решением этого вопроса, поэтому ожидаем в ближайшее время изменения, которые позволят расставить точки над и.
Smartsolutions следит за законодательными нововведениями в этом вопросе и проинформирует вас в случае существенных изменений.
