Начиная с 2015 года в Украине была введена обязательная регистрация налоговых накладных в едином реестре. Поскольку регистрация таких накладных сопровождается наложением электронных цифровых подписей, как минимум плательщики НДС были обязаны на практике поработать с электронными документами.
Следует отметить, что использование электронных цифровых подписей (ЭЦП) не ограничивается подписанием и регистрацией налоговых накладных – эти подписи можно использовать также, например, при подписании договоров, оформлении документов о передаче товаров/услуг, выписывании доверенностей. Такая возможность предусмотрена рядом нормативных актов: Гражданским кодексом Украины, Законами Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи» и другими документами.
Важную роль играет также то, что органами ГФС Украины все чаще даются ответы касательно возможности использования электронных документов на замену бумажным. Например, 07 апреля 2016 года Письмом ГУ ГФС в г. Киеве №2849/К/26-15-13-02-15 фактически было подтверждено возможность использования электронных документов как первичных для целей налогового учета.
Действительно, после ряда консультаций с налоговыми органами и изучения их писем стало более понятно, что налоговые органы готовы принимать электронные документы при проверках, а также каким образом будет производится проверка таких документов (например, подтверждено, что для проверки на первом этапе будет достаточно предоставить бумажную (распечатанную) копию электронного документа, который будет надлежаще заверен уполномоченным лицом). Но в то же время следует отметить, что пока нет уверенности в некоторых других аспектах использования электронных документов – например, если налоговый орган потребует предоставить оригинал электронного документа (оригиналом является электронный файл (более того – каждая копия файла будет оригиналом!), но на каком носителе его можно передавать и как сделать опись передаваемого документа – об этом официальных разъяснений нет) или как будут принимать, оценивать и сравнивать копии с оригиналами суды Украины.
Но несмотря на эти и другие вопросы использование электронного документооборота становится все более популярной темой. Это и понятно – к преимуществам документов с ЭЦП можно отнести явное ускорение обмена документами; возможность автоматизации процессов принятия продукции/услуг путем обмена информации между базой электронных документов и учетной системой (что особенно важно, когда речь идет о документах с множеством позиций, поскольку процесс очень существенно ускоряется с одновременной минимизацией ошибок); уменьшение издержек на печатание и пересылку бумажных документов; уменьшение нагрузки на персонал, который обрабатывает первичную документацию. Очень важным аспектом с юридической стороны можно указать то, что при использовании ЕЦП получатель документа всегда может проверить, кто подписал этот документ, в отличии от бумажного документа (наверное, всем известны случаи, когда кто-то оспаривал подписание им документа и утверждал, что подпись поддельна (ведь контролировать физически подписание бумажных документов всеми контрагентами просто физически невозможно); кроме этого экспертиза специальных органов может подтвердить подлинность подписи и целостность самого электронного документа. Список можно продолжать, поскольку каждое предприятие может получить свои «индивидуальные» преимущества.
С учетом описанных аспектов мы считаем, что внедрение электронного документооборота на предприятиях станет весьма привлекательной темой. Ведь для этого требуется не так уж много – оформить ЭЦП для ответственных сотрудников (если в этом есть необходимость) и выдать им доверенности на подписание соответствующих документов. Более важной преградой может стать отсутствие надежной технической базы (файлы с электронными документами нужно надежно хранить), но самым сложным может оказаться аспект, находящийся в нас самих – нежелание или страх поменять обычные и понятные нам процессы. Но, исходя из нашего опыта, ни одна из компаний, использующая электронные документы, не отказалась от этого проекта.
